「伝わる」極意　あなたの説明を上手く伝えるには？

このような悩みを解決いたします

私も以前、伝えるのが下手だと言われたことがあります。

読書などでのインプットは大好きなのですが、アウトプットの必要性の自覚はあまりありませんでしたが、その時に初めて実感しました。

相手に納得してもらい行動に変え成果を出してもらうためには、自分の意思が相手に正しく伝わらなければなりません。

管理職ともなれば、必然的にあらゆる立場の多くの人に対してプレゼンテーションする機会が増えます。

現代では仕事力の中で「伝える」能力は必須のスキルです。

かれこれ10年ほど管理職を経験しており、日常的に職場の中で「伝わる」ことの重要性を感じている私が解説いたします。

受け取る側の問題

「伝える」というと、一方的に伝える側の問題が注目されるが、

受け取る側がどのようなスタンスなのかによって伝わり方に大きな差が生じるものである

受け取る側、つまりプレゼンを聞く人や相談を持ち掛けられる人は、さまざまな立場の人達である。

• 熱心に話を聞こうと思っている人
• 面倒くさいなと内心思っている人
• 切り替えして論破しようと狙っている人

一番簡単なのは、熱心に話を聞こうと思っている人

面倒臭そうにしている人や論破しようとしている人に、自分が伝えたいことを漏れなく伝えることは難しい

人が人に「伝える」というのはコミュニケーションの一種であり、お互いに信頼関係がなくてはならない

同じ内容を伝える場合でも、

受け取る側があなたを信頼していたり好感を持っていたりすれば伝わりやすい

受け取る側があなたの敵だったとしたら、そもそも伝わりにくい

こうした実情をふまえて下記2点の方法で対策する

1. 話やプレゼンを聞きたいと思ってもらう
2. 相談を聞いてあげたいと思ってもらう

１，話やプレゼンを聞きたいと思ってもらう

仕事が出来る部下になって信頼され、以下のように思わせる

⇒　A君のプレゼンは自分にとっても役に立ちそうだ

何かメリットがある提案をしてくれそうだ

このように思ってもらえたら、伝わり方が浅かったとしても上司の方からさらに深く聞いてくるため、それほど伝える努力をしなくても十分に伝わるのだ

２，相談を聞いてあげたいと思ってもらう

上司と良い人間関係を作る

⇒　困っているようだからアドバイスしてあげようかな

悩みがあるようだからきいてあげようかな

人間関係が良好であれば、相手の方から寄り添ってきてくれるため、伝えたいことを深く受け止めてもらえる

上記2点に共通して言えることは、

伝わる度合いは「受け取る側」の立場やスタンスによるところが大きい事

そしてそれは、自分の努力によって伝わりやすい状況にしていくことが可能だという事

伝える側の問題

１，プレゼンの内容そのものを伝わりやすいものにするため徹底的に準備する

• 話す内容を精査する
• 話す順番を吟味する
• 資料をそろえる
• 練習やリハーサルをする

２，明るくはっきりと話す

自信がなさそうにボソボソしゃべっていると、受け取る側がイライラして聞く気がなくなる

明るく大きな声ではっきりとしゃべると、同じ内容でも心に浸透しやすく聞こうという気持ちも高ぶる

⇒　単純な事だが重要である

３，伝える目的を先に明確にする

• 報告をする
• 決裁を採りたい
• 選択してほしい

これらは相談やプレゼンをする前に相手に言っておくと効果的

「報告のみとなりますが、昨日トラブルが起きましたが対処して既に解決しています」

「本日は○○の件で決裁をいただきたいので、その件についてご説明させていただきます」

「お客様と折衝するにあたりA案かB案のどちらでいくべきか選択したいのですが・・・」

まとめ

自分が伝えたい事が相手に十分に伝わるようにするためには、

「伝える側」と「受け取る側」の双方に解決の糸口がある

「受け取る側」との信頼関係、人間関係を高めることは一朝一夕にできることではないが、

「伝える側」つまり自分の課題はすぐにでも取り組んでいけるもの

「伝える力」を向上させ仕事をスムーズに進めていこうとした時に、

本記事が少しでもお役に立ちますなら幸いです。

今回はこのあたりでご無礼させていただきます。

最後までお読みいただきありがとうございました。