こんにちは。
本ブログ「管理職の悩み」の管理人の「悩める管理職」です。
今回は、「できる部下」を目指す方々に向けて、
「仕事を依頼された時に何に注意して進めていけばよいか」について、
かれこれ10年ほど管理職を経験している私から解説させていただきます。
日常的に仕事を部下へ依頼する立場から、
任せた時に部下にどのように取り組んで欲しいのか、実体験から書かせていただきます。
もくじ
- 期限を強く意識せよ
- 「求められたゴールは何か？」を明確にせよ
- まずタスクに分解せよ
- 行き詰ったら「撤退」もアリだ
- 依頼者を安心させるためマメな報告を心掛けよ
- まとめ
期限を強く意識せよ
仕事を依頼された際、期限を指定されない事がある
しかし期限がない仕事はないと思うべきであり、
仕事を依頼した人の頭の中には自分なりの期限が間違いなくあるのだ
期限を明確にしないまま仕事をするのは危険だ
「自分は今忙しいし自分の都合で仕事ができるからちょうどいい」などとは絶対思ってはいけない
先送りにしていいだろうと思っていると、突然「あの仕事どうなっているの？」というのはよくある話だ
仕事の期限は依頼された時に確認し、相手が明確に指定しないならこちらから日時を言うくらいにしてから取り掛かろう
そうすることで信頼され評価が上がる
「求められたゴールは何か？」を明確にせよ
仕事を依頼された際、どこまでの結果を求められているのか明確ではない事もよくあるケースだ
実はこうした場合、依頼する側も明確に認識できていない場合が多い
しかし結果や成果を明確にしないまま仕事をすすめるのは危険だ
そもそも相手が求めていたもの、イメージしていたものとかけ離れた結果を出しても意味がないどころか時間のムダとなる
仕事に取り掛かる前に、依頼した人と十分に打合せしよう
目的、方法、予算、期限、達成基準などが双方で認識できれば、あとはそれに向けて進めるだけとなる
まずタスクに分解せよ
突発的に依頼されるような仕事は、
およそ新しく何かを始めるようなものか、
急に浮上した問題事を解決しなければならないようなものであることが多い。
少なくとも単純な日常業務であることは、まずない
このように新しく発生する仕事というのは、
方法やスケジュール、仕事のボリューム感まで、
すべてゼロから考えなくてはならないものだ
そうした時に最初に取り掛かるのは、「タスクに分解する」ことだ
ぼやけた大きな全体像だけの状態のまま仕事を進めてはいけない
できる限り小さなタスクに分解し、時系列に上から並べ、タスクごとにかかる時間や人工を想定していけば、
「仕事」が「作業」のレベルにまで落とし込める
行き詰ったら「撤退」もアリだ
引き受けた仕事のうち、全て順調にゴールできるものばかりとは限らない
中には途中で、「やる意味がなかった」、「これ以上はどうしても進められない」という仕事も存在する
そのような時は、潔く「撤退」を申し出るべきだ
無理なことをズルズル継続することは、マイナスにしかならない
実は仕事を依頼した側も、「この仕事は無理かもしれない」という認識が少なからずあるものだし、
結果が全く見えない仕事というものもあることを理解しよう
依頼者を安心させるためマメな報告を心掛けよ
あなたに仕事が依頼されてくる前に、どういう事が起きていたのか想像してみよう
あなたの上司をA課長とする
そして職場内で何か新しい事を始めるか、急に浮上した問題を解決しなければならない事態が発生したと
仮定しよう
ある会議の席でB部長から、
「この仕事をA課長の部門に任せるからしっかり頼むぞ」
と言われたA課長は、
「この仕事は誰に任せようか」と考えを巡らせ人選に取り掛かる
そして幸運にも選ばれたあなたにその仕事が下りてくるのだ
依頼者であるA課長の心境は、
「○○君はしっかりやってくれるだろうか？」と常に不安である
そこであなたがやらなければならない事は、A課長への「マメな報告」である。
実はB部長も、
「A課長に任せたがしっかりやってくれるだろうか？」と、
同じように不安なのである。
あなたのマメな報告がA課長を安心させ、
それを受けたA課長のマメな報告がB部長を安心させるのだ
あなたが引き受けた仕事の背景を含めた全体像を意識すると、
同じ成果であったとしても信頼度を大きく上げることができる
まとめ
通常私たちは仕事を任された場合、
「その仕事をどのように片付けようか」
「いつやろうか」
というような事ばかり考えてしまい、
自分に仕事を任せた人のことはあまり頭にないものだ
せっかく仕事をして結果を出すなら、
「仕事の取組み方」にも目を向けてみてはいかがだろうか？
あなたに仕事を依頼した人は、常に不安だ
・期待している結果を出せるだろうか？
・いつまでにやるのかな？
・そもそもちゃんと取り組んでいるかな？
１つの仕事に取り組む場合に、その仕事に関係している人を挙げてみると、
「任せた人」
「協力してもらう人」
「資金を出す人」
「その結果を享受される人」など、たくさん出てくる
そのような人達に向けて、どのようなタイミングで、どのような内容で発信するかによって、
最終的に得られる結果は変わってくる
日常業務以外はすべて「プロジェクト」という考え方を持ち、
この「プロジェクト」を成功させるか、失敗に終わるかは、「仕事の取組み方」で決まるのだ
そしてそれは、あなたの評価にも大きく影響する
本記事が「できる部下」を目指す方々のお役に立ちますなら幸いです。
今回はこのあたりでご無礼させていただきます。
最後までお読みいただきありがとうございました。
